Productividad para Managers (Productivity Improvement for Business Managers)

Productividad para Managers

( Artfculo basado en el libro "Resultados: La Formula " de R. Biasca, publicado por Granica)

El tema de productividad sigue siempre vigente, la revista Harvard Business Review de Mayo 2011
tiene un artfculo sobre el tema. El manager siempre tiene a la productividad como uno sus objetivos,
siempre esta presionado para obtener resultados usando menos recursos.

Los Centros de Productividad empezaron a crearse en diferentes paises en los afios 50 y aun siguen
existiendo. Periodicamente se realiza un Congreso de Productividad Mundial. Desde el punto de vista
macroeconomico la productividad se relaciona con la competitividad de las naciones; el interesado
puede consultar los rankings del IMD o el World Economic Forum.

Para analizar la productividad a nivel de organizaciones, el lector podra consultar mis obras de
"Productividad" (Ediciones Macchi, 1984) y "Eficiencia Empresaria" (Edit. UB, 1988-1994) o libros
mas recientes que sobre el tema existen en distintos idiomas. Son interesantes las publicaciones de APO
(Asian Productivity Organization) y Productivity Press, una editorial dedicada a temas de productividad.
Si bien, hace decadas, el enfoque estaba dirigido hacia el aumento de productividad de ciertos recursos
(como el personal), desde hace tiempo el enfasis se ha puesto en el aumento de la productividad total.

La productividad puede medirse a traves de indices que relacionan la(s) salida(s) de un sistema con
una, varias o todo el conjunto de sus entradas (o sea, el producto con los insumos utilizados).
Los indices de productividad, ya sean totales o parciales, permiten tener una idea acerca de si la empresa
se encuentra en su punto de equilibrio y conocer su eficiencia. Tienen la funcion de complementar la
information economico-financiera clasica y, comparados con otras empresas dan una notion del grado
de competitividad relativa.

En este artfculo se describira primero como se realiza el proceso de aumento de productividad total y
luego se daran ejemplos de generation de ideas de aumento de productividad.

A. EL PROCESO DE AUMENTO DE PRODUCTIVIDAD TOTAL
Una empresa en marcha que decida encarar un esfuerzo de aumento de productividad necesita
responderse las tres preguntas de la Figura 1

El Aumento de Productividad Total

;. Por donde comenzar el esfuerzo de aumento de eficiencia ?

Abundan las empresas en donde se comienza el intento de aumentar la eficiencia
^,D6nde concentrar esfuerzos? suprimiendo el cafe a los empleados, reduciendo el numero de fotocopias y eliminando

las horas extras. Pero. . .^es eso lo mas adecuado?

;, Que hacer en los temas relevantes ?
iQue hacer? Es decir ^Cuales son las ideas concretas para aumentar la eficiencia en los aspectos

determinados como significativos?

;. C6mo transformar las ideas en hechos concretos ?
^,C6mo hacerlo? En muchas organizaciones se conoce que es lo que hay que hacer, pero no se pasa del

"dicho" al "hecho". ^Por que?

Figura 1.

Artfculo: "Productividad para Managers". Escrito por Rodolfo E. Biasca. Mayo, 2011.

B. METODOLOGIA PARA GENERAR IDEAS DE AUMENTO DE PRODUCTIVIDAD .
El aumento de productividad se logra a traves de la formulacion e implementation de ideas de mejora.
Esta parte esta dedicada a la generation de ideas concretas.

^Como se hace en una empresa para generar ideas de aumento de productividad? Existen distintas
formas. En general, los problemas a atacar son de dos tipos: analiticos y de creatividad. Se
diferencian de acuerdo al modo de plantear el problema o situation, la metodologia y/o disciplinas de
aplicacion, la cantidad de soluciones posibles.

- Los problemas analiticos son aquellos donde se requiere un planteo preciso. La metodologia a
emplear existe y la solution es linica (a lo sumo ante la posibilidad de variation en los datos se
hace un analisis de sensibilidad para ver el campo de variation de la solution). Estos son
problemas que pueden atacarse usando herramientas de ingenieria, investigation operativa, etc.
Son resueltos por el hemisferio izquierdo del cerebro.

— Los problemas creativos normalmente no son planteados con precision, sino en funcion de
condiciones o restricciones. Son ideales para el hemisferio derecho del cerebro. Como
metodologia a emplear se intentan procesos de imagination inducida, logica, recombination de
ideas, asociacion, etc. Admiten mas de una solution (lo cual implica luego la selection de la
mejor propuesta).

La mayor parte de los problemas de aumento de productividad son de este ultimo tipo. En la practica,
las tecnicas usadas pueden dividirse en:

a. Analiticas

Son herramientas que guian el proceso de generation de ideas. Asi por ejemplo las herramientas
clasicas de ingenieria industrial sugieren como simplificar el trabajo o el movimiento de materiales.
En los liltimos anos es creciente la aplicacion de software (como el de simulation o mineria de
datos).

b. Creativas.

Intentan generar ideas mediante la libre asociacion o con alguna forma de direccionamiento.
Ejemplos son: las reuniones para estimular la expresion de ideas, el analisis de campo de fuerzas, el
grupo nominal, las relaciones forzadas, las situaciones hipoteticas, etc.

Tambien aqui hay diferentes software, que ayudan en la recoleccion y procesamiento de opiniones en
reuniones de formulacion de ideas.

^Que metodologia usar?

La metodologia sugerida es intermedia, tiene algiin grado de estructuracion y propicia tambien la

generation creativa de ideas. Se ha usado con exito en distinto tipo de empresas. Su sencillez permite

utilizarla en diferentes niveles de la organization.

Consiste en:

a. Dibujar el sistema o subsistema a considerar, indicando objetivos, entradas, proceso, salidas,
entorno, valor economico de entradas y salidas, entre otras cosas. Cuando se lo crea conveniente se
senalan las actividades mas importantes del proceso.

b. Generar ideas concretas. Sobre la base del sistema dibujado, un grupo de personas elabora posibles
ideas de aumento de productividad. Este mecanismo se usa primero con los recursos (personal,
equipos, etc.). Luego se consideran las diferentes areas de la empresa (comercializacion,
production, etc.). Se observa asi que una recomendacion especifica (por ejemplo, "capacitar al
personal" o "mejorar la supervision") puede ser usada en todas las areas que ademas tendran
recomendaciones especificas de acuerdo con su naturaleza. Posteriormente habra que analizar
temas mas generales: el producto, la gestion, los cambios estructurales y la estrategia. Puede ser

Artfculo: "Productividad para Managers". Escrito por Rodolfo E. Biasca. Mayo, 2011. 2

necesario analizar procesos que involucren a varios sectores de la empresa (desarrollo de
productos, abastecimientos, distribucion, etc.) y considerar la empresa "extendida" (incluir en el
analisis proveedores y clientes).

En los parrafos que siguen se brindan algunos ejemplos referentes a recursos, areas y gestion.

La metodologia es aplicable a todo tipo de organizacion (bancos, hospitales, universidades,

organismos del Estado, empresas agropecuarias, etcetera.)

C. LOS RECURSOS

Los factores de produccion (personal, capital, energia, etc.) se encuentran presentes en todos los
sectores de la empresa. Conviene entonces, analizarlos primero. Las recomendaciones para el
personal seran luego aplicables para un vendedor, un comprador, un operario de produccion o un
empleado de costos, con ligeras adaptaciones. Lo mismo ocurrira con un elemento de capital, como
una maquina. Las recomendaciones podran servir para una inyectora, un horno, una computadora, un
cajero automatico, un auto o una vaca.

El analisis de las posibles acciones que aumentarian la productividad del personal se hace, como en los
casos posteriores, utilizando un modelo sistemico. En el sistema siempre se indican:

Los objetivos

Las entradas (insumos o recursos utilizados).

El proceso (transformation, conversion de las entradas en salidas)

Las salidas (lo producido o generado).

El sistema exterior (contexto o entorno).

Cuales son algunas posibles ideas que surgen del diagrama? Cambiar los metodos de trabajo, los
materiales usados, etc. Una lista de posibles oportunidades se lista en la Figura 2.
Esta figura ayuda para el caso de analisis particulares. Supongamos que el lector (o la lectora)
concurren durante el fin de semana al supermercado. Mientras esperan que la cajera los atienda, ^,que
ideas de aumento de productividad se le ocurren? iNo estan estas ideas contempladas en la Figura 2?

POSIBLES OPORTUNIDADES DE AUMENTO DE PRODUCTIVIDAD EN EL PERSONAL

Producto - Disefio.

- Calidad.

- Cantidad.

- Perdidas (de trabajo y tiempo).
Recursos - Cambio de insumos.

- Relation personal - insumos.
Proceso - Selection de personal.

- Perception del rol.

- Habilidades, conocimiento y experiencia/ capacitacion.

- Salud
Instrucciones - Metodos/ procedimientos

- Programacion

- Organizacion

- Supervision
Entorno - Lay - Out

- Seguridad/ higiene

- Interrelation con otras areas.

- Interrelation con otras personas
Objetivos - Transmision de objetivos

- Conflicto entre objetivos

- Incentivos economicos y no economicos / remuneration

Figura 2

Artfculo: "Productividad para Managers". Escrito por Rodolfo E. Biasca. Mayo, 2011. 3

\No siempre hay acuerdo en las ideas. Por ejemplo: una de ellas es la utilization de incentivos monetarios para aumentar la

productividad.

Segun un estudio de la OECD ("Profit-Sharing in OECD Countries", OECD Employement Outlook, 1995; comentado en

The Economist, 30-11-96) la popularidad de estos incentivos varia mucho segun el pais. En Europa, EE. UU, Canada, Japon

y Australia, la proportion de trabajadores que participa en las ganancias varia desde 3 a 27%

Los empleadores no siempre reparten utilidades por conviction, sino porque hay algun beneficio impositivo (Italia es una de

las excepciones).

Los economistas dicen que la participation de ganancias aumenta la productividad, hace mas variable el salario (permite

absorber el impacto de recesiones) y aumenta el empleo. Los resultados prueban esto? Parcialmente. Algunos estudios

dicen que aumenta la productividad.

La absorcion del impacto del nivel de actividad y la estabilizacion del empleo parece ser mas eficaz en EE. UU.

En Europa no estd tan claro.

A principios del airo 2000 los esquemas de compensation variable se usan cada vez mas. La polemica sobre si los incentivos

monetarios estimulan a la persona a lograr mejores resultados continua. Y hay diferencia de pais a pais, de empresa a

empresa y entre personas. J

P. LOS SECTORES DE LA EMPRESA

Es posible generar ideas de aumento de productividad de todos los sectores de la empresa. Aqui se
mencionaran algunos ejemplos de ideas en areas operativas, administrativas y comerciales.

a. Areas operativas

En las areas operativas es usual encontrar, al menos, procesos de transformacion, mantenimiento y
logistica. Asi por ejemplo, programar las actividades en forma distinta, tercerizar actividades de
mantenimiento o reducir los inventarios con una manera diferente de comprar, pueden ser algunas de
las multiples ideas.

b. Sectores administrativos

En una empresa hay sectores administrativos de diferente naturaleza. Existen aquellos que

esencialmente procesan datos y producen informacion; por ejemplo los sectores de costos,

planeamiento y control de production, presupuestos, administracion de ventas, administracion de

personal, etcetera.

Por otra parte hay otros que producen un determinado servicio: capacitacion, comedor, servicio

medico, compras, tesoreria, etcetera.

Los primeros brindan tambien algun servicio (asistencia tecnica, por ejemplo) pero su objetivo

principal es generar informacion. Los segundos proporcionan tambien alguna informacion, pero su

objetivo basico es prestar un servicio.

En los sectores administrativos especialmente, a veces conviene analizar algunos procesos (y no

solamente los departamentos involucrados). Asi, por ejemplo, es litil analizar todo el proceso de

abastecimiento y dentro de el (como un subproceso) estara el departamento de "Compras".

c. Las areas comerciales

En su conception mas amplia el area comercial de una empresa podria estar integrada por diferentes
sub-areas de marketing, ventas, distribution, servicio postventa, etc. El peso relativo de las funciones
y sus caracteristicas dependera de la empresa.

- Es necesario definir los objetivos del sistema: ^vender unidades? ^maximizar la contribution
marginal? ^monto de dinero o monto de dinero cobrado? Esto ayudara a establecer el producto
deseado del sistema (^ ventas realizadas, facturadas, cobradas, entregadas?).

- Si el producto vendido es la salida del sistema, la entrada principal es el producto a vender, que
puede o no ser fabricado por la empresa. Para vender se necesita personal y otros recursos (capital,
material promocional, informacion, etcetera).

Artfculo: "Productividad para Managers". Escrito por Rodolfo E. Biasca. Mayo, 2011. 4

- El producto tiene un destinatario: el que lo va a usar o consumir. A ese usuario/consumidor se
podra llegar en forma directa a traves de intermediaries; la cadena de distribucion sera simple o
compleja.

Las posibles ideas de aumento de productividad surgen claramente una vez definido el sistema.
Algunas evident es son:

- Evitar perdidas (ventas no entregadas, ventas no cobradas, ventas no facturadas, ventas rechazadas,
etcetera).

- Definir con claridad el objetivo del sistema.

- Hacer un esfuerzo por regular el proceso de venta (metas por vendedor, buena supervision,
adecuada zonificacion, programacion de visitas y "rutas")

_ Usar las recomendaciones vistas en el analisis de productividad de personal. Asi como el
profesional de desarrollo de nuevos productos tiene caracteristicas diferentes a un operario de
fabrication, asi tambien el personal de ventas tiene sus peculiaridades y problemas especiales. En
este caso es muy importante una buena selection y capacitacion. La remuneration y los incentivos
(monetarios y no monetarios) requieren un estudio especial. A preguntas como cual es el tamano
de fuerza de ventas optimo a veces no se encuentra respuestas sencillas.

- No vender lo que el cliente no necesita o desea. Esta idea, como todas las relacionadas con la forma
de llegar al cliente estan en el entorno del sistema elegido. La biisqueda de la satisfaction del
cliente, el simplificar la distribucion, etc., son ideas tipicas.

E. LA GESTION
^Que importancia tiene el conocimiento de los concept os fundamentales de administration para la
generation de ideas de aumento de eficiencia?

Es necesario comprender muy bien los conceptos de planeamiento, organization, conduction de
recursos humanos y control. Si bien el tema es muy vasto, esta bien tratado en libros y cursos
especializados; por ello la recomendacion es simple: tenerlos en cuenta.

Si usted hace mucho tiempo que no lee un libro de texto universitario de Administration, hagalo. No
cambian mucho de ano en ano, pero la diferencia es grande cuando el lapso es mayor a cinco anos.
Ocurre a veces que el profesional preocupado por la productividad recorre una empresa y observa que
los objetivos no estan bien definidos, que existen varios sectores responsables del mismo tema, que los
empleados no son considerados como personal y que la mayor parte de la information que se maneja
es la verbal. ^Se puede esperar una alta productividad en estas condiciones?

F. RESUMEN DEL ENFOQUE INTEGRAL

Podrian haberse dado mas ejemplos y profundizado el enfoque, pero el espacio que se puede dedicar a

este tema en el articulo es limitado.

La Figura 3 condensa la metodologia y la Figura 4 brinda el ejemplo de hace mucho tiempo de una

fabrica de cigarrillos (ejemplos recientes no pueden ser brindados por razones de confidencialidad). El

ejemplo no debe llevar a pensar que la metodologia es propia de las empresas industriales; puede

aplicarse a empresas de servicios y organizaciones sin fines de lucro, empresas agropecuarias o mineras y

organizaciones gubernamentales.

Articulo: "Productividad para Managers". Escrito por Rodolfo E. Biasca. Mayo, 2011.

dDonde concentrar

esfuerzos?

EL AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD TOTAL
Sintesis del Enfoque Integral

Medicion de productividad y diagnostico

Temas que

parecen
importantes

DIAGNOSTICO

Partes del

si sterna de

empresa

Areas

de la

empresa

cComo
hacerlo?

dQue hacer?

• Dibujo del sistema o
subsistema

• Ideas concretas

*

TEMA

SUBTEMA

IDEAS
CONCRETAS

1. Recursos

Personal

Maquinaria

Materias primas

Servicios de planta

2. Sectores

de la empresa

Areas operativas

Sectores administrativos

Comercializacion

3 . El producto

Producto

Precio

Comunicacion

Distribucion

4. Mejor gestion

5 . Cambios estructurales

y estrategia empresaria

Diseno de un programa de aumento de productividad total

y administracion de los proyectos
Figura 3

Articulo: "Productividad para Managers". Escrito por Rodolfo E. Biasca. Mayo, 2011.

EJEMPLO INTEGRADOR

Ideas de aumento de productividad en una empresa de cigarrillos

Tenia

Subtema

Ideas concretas de aumento de eficiencia

Fabrication

Plantas del interior del pais y
empresa cautiva de production de
material de envasamiento.
Elaboration primaria (tabaco)

Elaboration secundaria (formation
del cigarrillo y envasamiento)

1 . Mejorar la integration (coordination de planes de
production, etc.) entre la fdbrica principal y estas,
proveedoras de insumos.

2. Disminuir la densidad del cigarrillo.

3 . Usar una "salsa " (agregados que le dan sabor y aroma al
tabaco) de menor costo.

4. Utilizar mas instrumentation para que mediante controles
mas rdpidos, se regule mejor el proceso (en especial, el grado
de humectacion del tabaco.

5. Utilizar una buena presion de vapor (el vapor humecta el
tabaco).

6. Mejora la programacion demdquinas "cigarrilleras" (que
arman y envasan cigarrillos)

7. Uniformar las mdquinas "cigarrilleras" (las hay de distinta
marca, edad y productividad.

8. Reducir la capacidad ociosa (hay 42 mdquinas y trabajan no
mas de 37)

9. Usar un material de empaque que reduzca las paradas de
mdquina.

10. Mejorar la programacion del mantenimiento del sector

Abastecimientos

Compras e Importaciones

1 1 . Simplificar el sistema de compra y hacerlo mas rdpido
(requeria detalladas especificaciones , tres ofertas de
proveedores, varios niveles de aprobacion, etc.)

12. Reducir la cantidad de personal (para ese nivel y tipo de
compras era excesivo)

13. Reducir los stocks (no se iba a disminuir la seguridad de
abastecimiento).

14. Mejorar el control de los inventarios.

Proceso
administrativo

Estructura
Organizational

Coordination entre areas

Motivation -
comunicacion

15. Reducir la cantidad de niveles en la organization de fdbrica
(la cadena de mando era: gerente general, gerente tecnico,
gerente de production, gerente de turno, supervisores,
capataces de linea, encargado de equipo y operarios).

16. Revisar la dependencia funcional de ciertas areas como
ingenieria y control de calidad.

17. Mejorar la relation entre comercializacion yfinanzas.

18. Tratar tenuis comunes entre las areas como por ejemplo la
variedad de productos a ofrecer al mercado, las compras ,
etc.

19. Difundir el or gani grama formal de la empresa (no se lo
conoce bien).

20. Disminuir el contenido de autoritarismo en el estilo de
conduction. Favorecer la delegation y la motivation.

21 . Utilizar indicadores de desempeho para conocer a aquellas
personas que logran buenos resultados.

22. Mejorar la comunicacion vertical , nutriendo a las capas
inferiores de la organization de mayor information.

Es oportuno aclarar que existian ideas en otras areas (por
ejemplo: comercializacion).

Figura 4

Artfculo: "Productividad para Managers". Escrito por Rodolfo E. Biasca. Mayo, 2011.